ที่ปรึกษา Digital Signature จำเป็นไหม 4 สัญญาณก่อนจ้าง

ถ้าเอกสารของคุณเป็นงานธุรกิจทั่วไป คุณเริ่มใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้เองวันนี้ บางส่วนด้วยของฟรี ส่วนที่ปรึกษา digital signature หรือที่บางคนเรียกว่าที่ปรึกษาลงนามอิเล็กทรอนิกส์ คุ้มที่จะจ้างเมื่อเข้า 4 สัญญาณท้ายบทความ เช่น ต้องออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์แบบใช้ใบรับรอง หรือต้องเชื่อมการเซ็นเข้ากับระบบที่มีอยู่หลายตัว สิ่งที่ทำให้คนหลงทางไม่ใช่เทคโนโลยี แต่คือการไม่รู้ว่าลายเซ็นมีหลายระดับ แล้วเผลอซื้อของแพงสุดหรือใช้ของอ่อนสุดกับเอกสารผิดประเภท บทความนี้กางบันได 3 ระดับ จับคู่เอกสารกับระดับ และชี้จุดที่ควรหาคนช่วยจริงๆ เขียนจากมุมผู้วางระบบ ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมาย

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มี 3 ระดับ อย่าเพิ่งซื้ออะไรก่อนรู้ระดับ

ตามกฎหมายธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ที่ ETDA สรุปไว้ ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์แบ่งเป็น 3 ระดับ

1. ระดับทั่วไป ตามมาตรา 9 พิมพ์ชื่อหรือแปะรูปลายเซ็นในเอกสาร โดยต้องระบุได้ว่าใครเซ็นและยอมรับข้อความนั้น ทำได้ทันทีด้วยเครื่องมือใส่ลายเซ็นแบบฟรี
2. ระดับเชื่อถือได้ ตามมาตรา 26 ใช้วิธีทางเทคนิค เช่น การเข้ารหัส ผูกกับตัวผู้เซ็น และตรวจได้ว่าเอกสารถูกแก้หลังเซ็นหรือเปล่า
3. ระดับใบรับรอง คือระดับเชื่อถือได้ตามมาตรา 26 ที่มีใบรับรองจากผู้ให้บริการออกใบรับรองที่เรียกกันว่า CA มาสนับสนุนตามมาตรา 28 ใช้กับงานที่กำหนดให้ใช้ใบรับรองหรือมีข้อกำหนดความน่าเชื่อถือเฉพาะ

ทุกระดับมีผลทางกฎหมายได้เมื่อทำครบองค์ประกอบที่กฎหมายกำหนด แต่มีผลทางกฎหมายไม่ได้แปลว่าพิสูจน์ง่ายเท่ากัน และบางธุรกรรมมีกฎเฉพาะกำหนดระดับไว้ คำถาม "ใช้แบบไหนดี" จึงตอบไม่ได้ถ้ายังไม่รู้ว่าเอกสารอะไร

จับคู่เอกสารกับระดับ แล้วจะรู้เองว่าของฟรีพอไหม

ความเสี่ยงในที่นี้วัดจาก 3 อย่าง คือมูลค่าเงินที่ผูกอยู่ ระยะเวลาผูกพัน และโอกาสเกิดข้อพิพาท เอกสารความเสี่ยงต่ำอย่างใบเสนอราคา และเอกสารภายในอย่างบันทึกอนุมัติ มักใช้ระดับทั่วไปได้ถ้าคู่กรณียอมรับและเก็บหลักฐานว่าใครเซ็น ด้วยเครื่องมือฟรีอย่าง Smallpdf หรือ iLovePDF ชื่อเครื่องมือและชื่อประเภทเอกสารไม่ได้กำหนดระดับทางกฎหมาย ตัวกำหนดคือวิธีระบุตัวผู้เซ็น การแสดงเจตนา หลักฐานที่เก็บไว้ และข้อกำหนดเฉพาะของธุรกรรมนั้น สัญญาที่มีมูลค่าหรือผูกพันยาว ควรขยับไประดับเชื่อถือได้ เพราะจุดที่เจ็บจริงคือวันมีข้อพิพาทแล้วพิสูจน์ไม่ได้ว่าใครเซ็นและเอกสารโดนแก้ไหม

ไม่ว่าระดับไหน ควรเก็บหลักฐานว่าใครเซ็น แสดงเจตนายอมรับอย่างไร เอกสารฉบับที่ตกลงกัน และประวัติการเซ็นที่ระบบมีให้ ชุดนี้ช่วยตอนมีข้อพิพาท แต่ไม่ได้รับประกันว่าพอทุกกรณี ส่วนใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ผ่านระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt ของสรรพากร และเอกสารที่หน่วยงานหรือคู่ค้ากำหนดระดับไว้ ต้องใช้ระดับใบรับรองตามที่งานนั้นระบุ

ข้อยกเว้นที่ช่วยรายเล็กเซฟเงินคือระบบ e-Tax Invoice by Email ของสรรพากรกับ ETDA ที่เมื่อลงทะเบียนเข้าร่วมและเข้าเงื่อนไขแล้ว เช่น เป็นผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มที่รายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาทต่อปี จะส่งใบกำกับผ่านอีเมลแบบประทับเวลาได้โดยไม่ต้องถือใบรับรองเอง เช็คเกณฑ์ล่าสุดกับสรรพากรก่อนสมัคร ทั้งหมดนี้คือจุดตั้งต้นในการประเมิน ไม่ใช่กติกาตายตัว ถ้างานของคุณมีข้อกำหนดเฉพาะ ให้ยึดข้อกำหนดนั้นก่อนเสมอ

เอกสารความเสี่ยงต่ำเริ่มด้วยของฟรีได้วันนี้ เอกสารความเสี่ยงสูงค่อยจ่ายให้ถูกระดับ

2 ทางเลือกเชิงระบบ ซื้อแพลตฟอร์มสำเร็จรูป หรือฝังเข้าระบบงานเดิม

แพลตฟอร์มเซ็นเอกสารสำเร็จรูป ทั้งเจ้าสากลอย่าง DocuSign และเจ้าไทยหลายราย เริ่มได้เร็วกว่าเพราะไม่ต้องสร้างอะไรเอง เหมาะกับงานเซ็นที่จบในตัว แต่ธุรกิจจำนวนหนึ่งปัญหาจริงไม่ใช่ตัวลายเซ็น มันคือเอกสารที่วนขออนุมัติหลายขั้นก่อนถึงมือคนเซ็น แบบนั้นการฝังลายเซ็นเข้าไปเป็นขั้นสุดท้ายของระบบอนุมัติเอกสารจะแก้ตั้งแต่ต้นทางถึงจุดเซ็นในรอบเดียว ฝั่งราคา ให้เทียบที่ระดับที่เอกสารคุณต้องใช้จริง ไม่ใช่ฟีเจอร์ที่หน้าเว็บโชว์ แนวทางคิดราคาอยู่ในคำถามท้ายบทความ

4 สัญญาณว่าควรมีที่ปรึกษา digital signature และเมื่อไหร่ทำเองได้

ทำเองได้เลยถ้าเอกสารของคุณความเสี่ยงต่ำ ปริมาณไม่มาก และจบได้ด้วยแพลตฟอร์มสำเร็จรูปในระดับทั่วไปหรือระดับเชื่อถือได้ งานแบบนี้มักเสียเวลาเลือกเครื่องมือมากกว่าใช้งานจริง ควรหาคนช่วยเมื่อเข้าเงื่อนไขแบบนี้:

• ต้องออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์แบบที่ต้องใช้ใบรับรองหรือเชื่อมกับระบบบัญชี ไม่ใช่แบบ e-Tax Invoice by Email
• ต้องเชื่อมการเซ็นเข้ากับระบบที่มีอยู่หลายตัว
• มีข้อกำหนดตรวจสอบย้อนหลังจากคู่ค้าหรือผู้ตรวจบัญชี
• อยากรื้อเส้นทางเอกสารทั้งกระบวนการ ตั้งแต่ต้นทางจนถึงจุดเซ็น

ถ้าเข้าเงื่อนไขเหล่านี้ งานของที่ปรึกษาคือช่วยเลือกระดับให้ตรงเอกสาร เลือกผู้ให้บริการใบรับรอง และฝังการเซ็นเข้าระบบงานเดิม โดยเลี่ยงการรื้อทั้งเส้นเมื่อระบบเดิมรองรับ ซึ่งเป็นงานที่เรารับทำ และที่ปรึกษาที่ดีต้องกล้าบอกว่างานของคุณไม่ต้องจ้างต่อ เมื่อดูแล้วแพลตฟอร์มสำเร็จรูปก็จบ

เริ่มยังไงวันนี้ โดยยังไม่ต้องจ่ายใคร

ลิสต์เอกสารที่ธุรกิจคุณเซ็นบ่อยสุดมา 5 ประเภท ติดป้ายว่าแต่ละตัวความเสี่ยงต่ำหรือสูง ตัวความเสี่ยงต่ำที่ไม่มีข้อกำหนดเฉพาะ เริ่มด้วยเครื่องมือระดับทั่วไปได้วันนี้ โดยต้องมีวิธีระบุตัวผู้เซ็น แสดงเจตนายอมรับข้อความ และเก็บหลักฐานไว้ ตัวความเสี่ยงสูงเช็คกับคู่ค้าหรือฝ่ายบัญชีว่ามีข้อกำหนดระดับไหม ถ้าไม่มีข้อกำหนดเฉพาะ ใช้ 3 ปัจจัยความเสี่ยงข้างบนตัดสิน แค่นี้ก็รู้แล้วว่าต้องซื้ออะไรจริงบ้าง ถ้าแพลตฟอร์มสำเร็จรูปจบได้ ทดลองเองก่อน แต่ถ้าต้องเชื่อมหลายระบบ มีข้อกำหนดตรวจสอบจากคู่ค้า หรือเส้นทางเอกสารพันหลายแผนก คุยกับทีม Workflow Automation ที่รับวางเส้นทางเอกสารทั้งเส้น ของเราได้ คุยรอบแรกฟรี และถ้างานคุณแค่แพลตฟอร์มสำเร็จรูปก็พอ เราบอกตามนั้น